- Registrati gratuitamente sul sito Aruba con la tua Partita IVA e completa il processo di attivazione
- Configura i dati aziendali inserendo informazioni fiscali, prodotti/servizi e clienti abituali
- Crea la prima fattura compilando il form guidato e inviala tramite Sistema di Interscambio (SDI)
Il servizio di fatturazione elettronica Aruba rappresenta una delle soluzioni più utilizzate in Italia per la gestione della fatturazione digitale obbligatoria. Con milioni di utenti attivi, Aruba offre un sistema completo che copre l'intero ciclo di vita della fattura elettronica, dalla creazione all'archiviazione decennale con valore legale.
In questa guida approfondita scoprirai come funziona il servizio di fatturazione elettronica di Aruba, quali sono i piani disponibili e le differenze tra versione gratuita e a pagamento, come configurare correttamente il sistema, quali funzionalità offre e come risolvere i problemi più comuni che gli utenti incontrano nell'utilizzo quotidiano.
Cos'è la Fatturazione Elettronica Aruba e Come Funziona
La piattaforma di fatturazione elettronica Aruba è un servizio web-based accessibile da browser che permette di gestire completamente il processo di fatturazione digitale senza necessità di installare software sul computer. Il sistema si interfaccia direttamente con il Sistema di Interscambio (SDI) dell'Agenzia delle Entrate per l'invio e la ricezione delle fatture.
Caratteristiche Principali del Servizio
Il servizio Aruba per la fatturazione elettronica offre funzionalità che coprono tutte le esigenze di professionisti e piccole-medie imprese:
- Creazione fatture guidata tramite interfaccia intuitiva con compilazione assistita dei campi obbligatori
- Invio automatico allo SDI con notifiche in tempo reale sullo stato di consegna e accettazione
- Ricezione fatture passive con organizzazione automatica e possibilità di workflow di approvazione
- Conservazione sostitutiva a norma con valore legale per 10 anni come richiesto dalla legge
- Gestione anagrafiche clienti e fornitori con storico completo delle transazioni
- Report e statistiche per monitorare fatturato, incassati e situazione fiscale
- App mobile per creare e consultare fatture anche in mobilità
L'accesso al servizio di fatturazione elettronica Aruba avviene tramite le credenziali del proprio account Aruba, lo stesso utilizzato per eventuali altri servizi come hosting, PEC o domini.
Integrazione con il Sistema di Interscambio
Quando emetti una fattura tramite la piattaforma Aruba, il sistema genera automaticamente il file XML secondo le specifiche tecniche dell'Agenzia delle Entrate, firma digitalmente il documento e lo trasmette al Sistema di Interscambio. Riceverai notifiche email ad ogni passaggio: invio, consegna al destinatario, eventuale scarto per errori.
Per le fatture ricevute, Aruba scarica automaticamente dallo SDI tutti i documenti destinati al tuo codice destinatario o indirizzo PEC, organizzandoli in un'area dedicata dove puoi consultarli, scaricarli e gestirli.
Piani e Prezzi della Fatturazione Elettronica Aruba
Aruba offre diverse opzioni di abbonamento per il servizio di fatturazione elettronica, dalla versione completamente gratuita fino a piani business con funzionalità avanzate.
Confronto tra i Piani Disponibili
| Caratteristica | Piano Gratuito | Piano Base | Piano Business |
|---|---|---|---|
| Costo annuale | Gratis | €25 + IVA | €90 + IVA |
| Fatture attive/anno | Illimitate | Illimitate | Illimitate |
| Fatture passive | Illimitate | Illimitate | Illimitate |
| Conservazione sostitutiva | ✓ Inclusa | ✓ Inclusa | ✓ Inclusa |
| Utenti aggiuntivi | 1 solo utente | Fino a 3 | Fino a 10 |
| Importazione da gestionale | ✗ | ✓ | ✓ |
| Reportistica avanzata | Base | ✓ Completa | ✓ Completa |
| Supporto prioritario | ✗ | ✗ | ✓ |
La versione gratuita della fatturazione elettronica Aruba è completamente funzionale e adeguata per professionisti individuali e micro-imprese con volumi di fatturazione contenuti e gestione semplificata. Include tutte le funzionalità essenziali per essere conformi agli obblighi di legge.
Quando Conviene Passare a un Piano a Pagamento
Il passaggio a un piano a pagamento diventa vantaggioso quando hai esigenze specifiche che la versione gratuita non copre:
- Collaboratori multipli che devono accedere al sistema per creare o approvare fatture
- Integrazione con software gestionali esistenti per evitare doppia digitazione
- Reportistica dettagliata per analisi di business e controllo di gestione avanzato
- Volume elevato di operazioni che richiedono automazione e template personalizzati
- Supporto tecnico prioritario per risolvere rapidamente problematiche critiche
Per la maggior parte dei liberi professionisti e delle ditte individuali, il piano gratuito offre tutto ciò che serve per gestire correttamente la fatturazione elettronica senza costi ricorrenti.
Come Attivare e Configurare la Fatturazione Elettronica Aruba
L'attivazione del servizio di fatturazione elettronica Aruba è un processo guidato che richiede pochi minuti e può essere completato interamente online.
Procedura di Registrazione e Attivazione
Se non hai già un account Aruba, dovrai innanzitutto registrarti sul sito fornendo i tuoi dati anagrafici e la Partita IVA. Il sistema verifica automaticamente la validità della Partita IVA presso il database dell'Agenzia delle Entrate.
Una volta completata la registrazione, accedi alla sezione dedicata alla fatturazione elettronica dal pannello di controllo Aruba e conferma l'attivazione del servizio. Dovrai accettare le condizioni di utilizzo e scegliere il piano desiderato (puoi iniziare con quello gratuito e fare upgrade successivamente).
Il sistema richiederà la verifica dell'identità tramite uno dei metodi disponibili: SPID, Carta d'Identità Elettronica (CIE) o procedura alternativa con invio documentazione. Questa verifica è obbligatoria per conformità alle normative antiriciclaggio.
Configurazione Dati Aziendali
Dopo l'attivazione, il primo passo è configurare correttamente i dati aziendali che appariranno automaticamente in tutte le fatture emesse:
- Denominazione o ragione sociale esattamente come registrata presso Camera di Commercio
- Indirizzo completo della sede legale con via, numero civico, CAP, città e provincia
- Partita IVA e eventuale Codice Fiscale se diverso
- Regime fiscale applicato (ordinario, forfettario, semplificato, ecc.)
- Indirizzo PEC per la ricezione delle fatture passive
- Codice Destinatario se previsto per integrazione con gestionale
Verifica attentamente tutti i dati inseriti perché errori nelle informazioni fiscali possono causare lo scarto delle fatture da parte del Sistema di Interscambio.
Creazione Anagrafica Clienti e Prodotti
Per velocizzare la compilazione delle fatture successive, è consigliabile creare le anagrafiche clienti più frequenti inserendo denominazione, Partita IVA o Codice Fiscale, indirizzo e modalità di ricezione preferita (PEC o codice destinatario).
Analogamente, configura un catalogo prodotti/servizi con descrizioni standardizzate, codici articolo, prezzi unitari e aliquote IVA applicabili. Questo ti permetterà di compilare rapidamente le fatture selezionando elementi preconfigurati invece di digitare manualmente ogni volta.
Come Creare e Inviare Fatture con Aruba
La creazione di fatture elettroniche tramite la piattaforma Aruba è guidata da un'interfaccia intuitiva che assiste nella compilazione di tutti i campi obbligatori.
Compilazione della Fattura Elettronica
Per emettere una nuova fattura, accedi alla sezione "Fatture Attive" e clicca su "Nuova Fattura". Il sistema ti guiderà attraverso i passaggi necessari:
Dati del cliente: Seleziona un cliente dall'anagrafica o inseriscine uno nuovo. Il sistema richiede almeno la denominazione e il codice fiscale/Partita IVA del destinatario. Verifica che il codice destinatario o l'indirizzo PEC siano corretti per garantire il recapito.
Dettaglio merci/servizi: Aggiungi le righe della fattura specificando descrizione, quantità, prezzo unitario e aliquota IVA. Il sistema calcola automaticamente imponibile, IVA e totale. Puoi inserire sconti, maggiorazioni e spese accessorie se necessario.
Dati di pagamento: Specifica modalità di pagamento (bonifico, contanti, carta, ecc.), condizioni di pagamento e scadenze. Questi dati sono importanti per la corretta gestione amministrativa anche se non obbligatori ai fini fiscali.
Informazioni aggiuntive: Inserisci eventuali causali, riferimenti a ordini d'acquisto, note personalizzate e altri dati specifici richiesti dal cliente o dalla tipologia di operazione.
Invio tramite Sistema di Interscambio
Una volta completata la compilazione, la piattaforma Aruba fatturazione elettronica ti permette di visualizzare un'anteprima in formato PDF leggibile della fattura. Verifica attentamente tutti i dati prima di procedere con l'invio.
Cliccando su "Invia allo SDI", il sistema genera il file XML firmato digitalmente e lo trasmette al Sistema di Interscambio. Riceverai una notifica immediata di presa in carico e, entro poche ore, la conferma di consegna al destinatario o eventuali messaggi di scarto per errori formali.
Le ricevute del Sistema di Interscambio vengono archiviate automaticamente insieme alla fattura e hanno valore probatorio ai fini fiscali. Conservale insieme al documento per dimostrare l'avvenuta trasmissione.
Gestione delle Fatture Passive Ricevute
Il servizio di fatturazione elettronica Aruba gestisce automaticamente anche le fatture che ricevi dai tuoi fornitori, scaricandole dallo SDI e organizzandole in un'area dedicata.
Ricezione e Consultazione
Tutte le fatture elettroniche indirizzate al tuo codice destinatario o indirizzo PEC vengono automaticamente scaricate dal Sistema di Interscambio e rese disponibili nella sezione "Fatture Passive" del pannello Aruba.
Puoi consultare le fatture ricevute, visualizzarle in formato PDF leggibile, scaricare gli originali XML e organizzarle per fornitore, data o stato di pagamento. Il sistema permette di aggiungere note interne, allegare documenti correlati e marcare le fatture come pagate.
Workflow di Approvazione (piani Business)
Nei piani a pagamento, la fatturazione elettronica Aruba offre funzionalità di workflow che permettono di instradare le fatture passive ricevute a diversi utenti per approvazione prima del pagamento.
Puoi configurare regole automatiche che assegnano fatture a responsabili specifici in base all'importo, al fornitore o al centro di costo, tracciando completamente il processo di autorizzazione e riducendo rischi di pagamenti non autorizzati.
Integrazione con la Contabilità
Le fatture passive possono essere esportate in formato Excel o tramite file strutturati per l'importazione nel tuo software di contabilità, evitando doppia digitazione e riducendo errori di trascrizione.
Nei piani avanzati, Aruba offre connettori diretti verso i principali gestionali italiani, permettendo sincronizzazione bidirezionale automatica delle fatture attive e passive.
Conservazione Sostitutiva a Norma di Legge
Uno degli aspetti più importanti del servizio di fatturazione elettronica Aruba è la conservazione sostitutiva automatica dei documenti fiscali con valore legale per 10 anni.
Cosa Significa Conservazione Sostitutiva
La conservazione sostitutiva è un processo regolamentato da norme specifiche che garantisce integrità, autenticità e leggibilità nel tempo dei documenti informatici. Per le fatture elettroniche è obbligatoria per legge e deve essere effettuata entro 3 mesi dalla chiusura dell'esercizio fiscale.
Aruba svolge il ruolo di conservatore accreditato presso AgID, garantendo che tutte le fatture emesse e ricevute tramite la piattaforma vengano conservate secondo le modalità previste dalla legge, con marca temporale e firma digitale del responsabile della conservazione.
Accesso ai Documenti Conservati
I documenti in conservazione sostitutiva tramite Aruba fatturazione elettronica restano sempre accessibili dalla tua area riservata. Puoi consultarli, scaricarli e produrli in caso di controlli fiscali o per necessità operative.
Il sistema genera automaticamente gli indici di conservazione periodici e i pacchetti di archiviazione conformi alle normative, senza richiedere alcun intervento manuale da parte tua.
App Mobile per la Fatturazione Aruba
Aruba offre un'applicazione mobile gratuita per iOS e Android che permette di gestire la fatturazione elettronica anche in mobilità, utile per professionisti e commerciali sempre in movimento.
Funzionalità dell'App Mobile
Tramite l'app Aruba Fatturazione Elettronica puoi svolgere le operazioni principali senza bisogno di accedere da computer:
- Creare e inviare fatture compilando form ottimizzati per schermi piccoli
- Consultare fatture emesse e verificarne lo stato di consegna tramite SDI
- Visualizzare fatture ricevute dai fornitori con notifiche push in tempo reale
- Accedere alle anagrafiche clienti e prodotti per compilazione rapida
- Generare preventivi da trasformare successivamente in fatture definitive
- Consultare statistiche su fatturato e andamento dell'attività
L'interfaccia mobile della fatturazione elettronica Aruba è progettata per semplicità d'uso anche su smartphone, con navigazione intuitiva e funzioni essenziali facilmente accessibili.
Sincronizzazione con la Versione Web
Tutte le operazioni effettuate tramite app si sincronizzano immediatamente con la versione web e viceversa. Puoi iniziare una fattura sul computer in ufficio e completarla dallo smartphone durante un appuntamento con il cliente.
Problemi Comuni e Soluzioni
Gli utenti della fatturazione elettronica Aruba incontrano talvolta difficoltà ricorrenti che hanno soluzioni semplici una volta compresi i meccanismi del sistema.
Fattura Scartata dal Sistema di Interscambio
Se ricevi una notifica di scarto da parte dello SDI, significa che la fattura presenta errori formali che ne impediscono l'accettazione. I motivi più comuni includono:
- Codice destinatario errato o non valido per il cliente destinatario
- Partita IVA non esistente o formalmente non corretta
- Errori nei calcoli IVA o totalizzazioni non coerenti
- Campi obbligatori mancanti secondo le specifiche tecniche
- Formato dati non conforme agli standard previsti
Il messaggio di scarto contiene sempre il codice errore specifico. Consulta la documentazione Aruba o contatta il supporto per interpretare correttamente l'errore e correggere la fattura. Dovrai poi riemetterla con un nuovo numero progressivo.
Impossibile Accedere al Servizio
Se hai difficoltà ad accedere alla piattaforma di fatturazione Aruba, verifica di utilizzare le credenziali corrette del tuo account Aruba (username e password possono essere diverse da quelle di eventuali servizi PEC o hosting se registrati separatamente).
Utilizza la funzione di recupero password se necessario. In caso di account bloccato per troppi tentativi errati, dovrai attendere qualche ora o contattare il supporto Aruba per lo sblocco.
Fatture Passive Non Arrivano
Se non visualizzi fatture che sai essere state emesse nei tuoi confronti, verifica che il fornitore abbia utilizzato il codice destinatario o l'indirizzo PEC corretti configurati nel tuo profilo Aruba.
Puoi sempre recuperare le fatture passive accedendo direttamente al sito dell'Agenzia delle Entrate con le tue credenziali SPID o CIE, da dove potrai scaricare tutti i documenti indirizzati alla tua Partita IVA e caricarli manualmente in Aruba se necessario.
Sincronizzazione con Gestionale Esterno
Le difficoltà di integrazione tra Aruba fatturazione elettronica e software gestionali esterni derivano spesso da configurazioni incomplete dei parametri di connessione o versioni non aggiornate del gestionale.
Verifica di aver attivato correttamente le API nel pannello Aruba e di aver inserito le chiavi di autenticazione nel tuo gestionale. Consulta la documentazione tecnica specifica del tuo software o richiedi assistenza allo sviluppatore.
Alternative e Confronto con Altri Servizi
Il mercato italiano offre numerose alternative al servizio di fatturazione elettronica Aruba, ciascuna con caratteristiche, prezzi e target di utenza specifici.
Criteri di Confronto tra Servizi
| Criterio | Cosa Valutare | Importanza |
|---|---|---|
| Costo | Piano gratuito disponibile? Costi ricorrenti contenuti? | Alta per micro-imprese |
| Facilità d'uso | Interfaccia intuitiva? Curva apprendimento ridotta? | Alta per non esperti |
| Funzionalità | Copre tutte le esigenze operative? Multi-utente? | Media-alta |
| Integrazioni | Si connette con gestionale in uso? API disponibili? | Alta se usi altri software |
| Supporto | Assistenza in italiano? Tempi di risposta rapidi? | Media |
| Affidabilità | Provider consolidato? Uptime garantito? | Alta |
Aruba si posiciona bene su tutti questi criteri, particolarmente per affidabilità (essendo uno dei maggiori provider IT italiani) e rapporto qualità-prezzo con piano gratuito completo.
Quando Considerare Alternative
Potresti valutare servizi alternativi alla fatturazione elettronica Aruba se hai esigenze molto specifiche non coperte:
- Integrazione nativa con un gestionale di nicchia non supportato da Aruba
- Funzionalità verticali per settori specializzati (es. professionisti sanitari, commercialisti)
- Automazione avanzata per grandi volumi con workflow complessi
- Reportistica personalizzata con business intelligence integrata
Per la maggioranza di professionisti e PMI italiane, comunque, il servizio Aruba offre un equilibrio ottimale tra completezza funzionale, semplicità d'uso e costi accessibili.
Aspetti Fiscali e Normativi della Fatturazione Elettronica
Utilizzare correttamente la fatturazione elettronica richiede comprensione degli obblighi fiscali associati, che il servizio Aruba facilita ma non sostituisce nella responsabilità dell'emittente.
Obblighi e Tempistiche
La fatturazione elettronica è obbligatoria in Italia per tutte le operazioni tra soggetti IVA (B2B) e verso consumatori finali (B2C) con poche eccezioni. Le fatture devono essere emesse entro 12 giorni dall'effettuazione dell'operazione.
Per operazioni effettuate entro il giorno 15 del mese, puoi emetterle entro il giorno 15 del mese successivo. Le operazioni dal 16 a fine mese richiedono emissione entro il 15 del secondo mese successivo (differita mensile).
Il Sistema di Interscambio registra come data di emissione quella dell'invio, quindi è importante rispettare le tempistiche per evitare sanzioni.
Regime Forfettario e Particolarità
Chi opera in regime forfettario deve configurare correttamente questo aspetto nella piattaforma Aruba per garantire che le fatture riportino automaticamente la dicitura di esenzione IVA prevista dalla normativa.
Le fatture emesse da forfettari non devono riportare l'IVA separata ma devono contenere la causale normativa specifica. Il sistema Aruba gestisce automaticamente questi aspetti una volta impostato il regime corretto.
Sanzioni per Errori e Omissioni
La mancata emissione di fattura elettronica o l'emissione con dati errati può comportare sanzioni amministrative significative. Il sistema Aruba aiuta a minimizzare questi rischi attraverso controlli automatici, ma la responsabilità fiscale rimane sempre in capo all'emittente.
Verifica periodicamente che tutte le operazioni siano state fatturate correttamente e che le fatture passive ricevute corrispondano effettivamente a servizi/beni acquistati prima di considerarle ai fini della detrazione IVA.
Domande Frequenti sulla Fatturazione Elettronica Aruba
La fatturazione elettronica Aruba è davvero gratuita?
Sì, Aruba offre un piano completamente gratuito per la fatturazione elettronica che include tutte le funzionalità essenziali: creazione e invio fatture illimitate, ricezione fatture passive, conservazione sostitutiva a norma e gestione anagrafiche. Il piano gratuito è limitato a un singolo utente e non include funzionalità avanzate come multi-utenza, importazione da gestionali o reportistica evoluta, ma è pienamente sufficiente per professionisti e micro-imprese.
Posso usare Aruba fatturazione anche se ho già altri servizi con provider diversi?
Assolutamente sì. Il servizio di fatturazione elettronica Aruba è completamente indipendente e può essere utilizzato anche se hai hosting, PEC, dominio o altri servizi presso provider diversi. Non è necessario migrare nulla. Ti basterà registrare un account Aruba gratuito dedicato alla fatturazione elettronica.
Come recupero le fatture se chiudo l'account Aruba?
Prima di chiudere l'account puoi esportare tutte le tue fatture in formato XML originale e PDF leggibile tramite funzioni di export massivo. È importante farlo preventivamente perché dopo la chiusura dell'account l'accesso ai documenti viene revocato. Considera che sei comunque obbligato per legge a conservare le fatture per 10 anni, quindi assicurati di avere un sistema alternativo di conservazione sostitutiva conforme prima di chiudere.
Cosa succede se Aruba ha problemi tecnici e non posso emettere fatture?
In caso di disservizi prolungati del servizio Aruba puoi sempre emettere fatture elettroniche tramite canali alternativi (servizio gratuito dell'Agenzia delle Entrate, altri provider) e successivamente importarle nel tuo archivio Aruba una volta ripristinato il servizio. L'importante è rispettare le scadenze fiscali di emissione indipendentemente da problemi tecnici del provider. Aruba ha comunque uptime molto elevati e disservizi prolungati sono rari.
Devo installare software sul computer per usare Aruba fatturazione?
No, la fatturazione elettronica Aruba è completamente web-based e funziona tramite browser (Chrome, Firefox, Safari, Edge) senza necessità di installare programmi sul computer. Puoi accedere da qualsiasi dispositivo connesso a internet. È disponibile anche un'app mobile per iOS e Android per gestire le fatture in mobilità.
Aruba gestisce automaticamente la numerazione progressiva delle fatture?
Sì, il sistema propone automaticamente il numero progressivo successivo rispetto all'ultima fattura emessa, ma puoi modificarlo manualmente se necessario (ad esempio se emetti fatture anche tramite altri sistemi). La numerazione deve essere progressiva per anno solare, senza salti o duplicati. Aruba previene errori comuni avvisandoti di eventuali incongruenze nella numerazione.
1. Piano gratuito completo: Aruba offre fatturazione elettronica gratuita con tutte le funzioni essenziali, senza limiti di fatture.
2. Conservazione inclusa: La conservazione sostitutiva a norma per 10 anni è inclusa gratuitamente in tutti i piani.
3. Interfaccia intuitiva: Sistema guidato che semplifica creazione e invio fatture anche per utenti non esperti.
4. App mobile disponibile: Gestisci fatture anche in mobilità con app gratuita per smartphone e tablet.
5. Integrazione SDI automatica: Invio e ricezione fatture tramite Sistema di Interscambio completamente gestiti dalla piattaforma.
Conclusione
Il servizio di fatturazione elettronica Aruba rappresenta una soluzione affidabile e completa per professionisti e piccole-medie imprese che cercano un sistema semplice da utilizzare senza costi proibitivi. Il piano gratuito copre le esigenze della maggioranza degli utenti, mentre le opzioni a pagamento offrono funzionalità avanzate per chi ha necessità più complesse di gestione multi-utente e integrazione con altri sistemi aziendali.
Per approfondire altri strumenti digitali utili alla gestione aziendale, consulta la nostra guida sui migliori tool gratuiti per professionisti. Se lavori principalmente da Mac, scopri come ottimizzare le prestazioni del sistema per garantire fluidità nell'uso delle applicazioni web. Per chi utilizza Office, può essere utile la guida su come utilizzare Office gratuitamente per la gestione documentale aziendale.