I software gratuiti per gestire ferie, permessi e presenze sostituiscono Excel e la carta con timbratura digitale, approvazione delle richieste e report pronti. Jibble è gratuito per illimitati dipendenti con GPS; Clockify fino a utenza variabile; Factorial e actiTIME hanno limiti diversi. Si passa a pagamento quando servono integrazioni con paghe o più di 10–15 dipendenti.
Aggiornato a ottobre 2026
Gestire ferie, permessi e timbrature su Excel o carta funziona finché l'azienda è molto piccola, ma quando si superano le 5–6 persone gli errori aumentano e il tempo dedicato diventa rilevante. Esistono soluzioni con piano gratuito che coprono il fabbisogno base senza costi ricorrenti. Di seguito trovi la definizione, il confronto dei piani e i segnali per passare a una versione completa.
Cos'è un software di rilevazione presenze
Un software di rilevazione presenze è una soluzione digitale che registra automaticamente orari di ingresso, uscita, pause, ferie e assenze dei dipendenti, sostituendo fogli cartacei o cartellini fisici. I dipendenti timbrano da smartphone, tablet o browser; il sistema calcola ore, straordinari e saldi ferie, producendo dati pronti per il consulente del lavoro. I migliori gestionali per piccole imprese spesso includono anche questo modulo all'interno di una piattaforma più ampia.
Un software di gestione ferie e permessi è la componente dedicata che permette ai dipendenti di inviare richieste, ai responsabili di approvarle o rifiutarle e tiene aggiornato in tempo reale il saldo residuo di ciascuno, evitando doppie prenotazioni e conti sbagliati.
- Le timbrature non si possono alterare dopo la conferma
- Il saldo ferie è sempre visibile e aggiornato in automatico
- I dati si esportano in CSV/PDF e si inviano direttamente al commercialista
- Le richieste arrivano in tempo reale e si approvano con un clic
Piani gratuiti a confronto
Non tutti i "gratuiti" sono uguali: alcuni limitano il numero di dipendenti, altri escludono funzioni essenziali come la geolocalizzazione o l'esportazione. La tabella riporta solo i piani permanenti, non le prove temporanee.
| Software | Max dipendenti (piano gratis) | App mobile | Timbratura GPS | Esportazione x consulente |
|---|---|---|---|---|
| Jibble | Illimitati | Sì — iOS, Android | Sì, con geofencing | CSV, PDF, Excel |
| Clockify | Illimitati | Sì — iOS, Android | Sì | CSV, PDF, Excel |
| Factorial | Fino a 10 | Sì | Sì | PDF, CSV, integrazione paghe Italia |
| actiTIME | Fino a 3 | Sì | No | CSV, PDF |
| Homebase | 1 sede / illimitati | Sì | Sì | CSV, PDF |
Jibble si distingue per l'assenza di limiti di utenza e la disponibilità di GPS e riconoscimento facciale già nel piano base. Clockify è particolarmente indicato se oltre alle presenze occorre tracciare il tempo dedicato a progetti specifici. Le soluzioni cloud gratuite per PMI possono integrare queste funzioni anche con altri strumenti di lavoro.
L'80% delle piccole imprese che passano da Excel a un sistema digitale risparmia da 2 a 5 ore settimanali nella gestione di presenze e ferie, tempo prima dedicato al controllo manuale dei fogli e al ricalcolo dei saldi.
Quando conviene passare a un piano a pagamento
Il piano gratuito soddisfa la maggior parte delle imprese con meno di 10 dipendenti e sedi unica. Si valuta l'aggiornamento quando si presentano queste situazioni:
- Superi il limite di dipendenti previsto dal piano scelto (es. Factorial 10, actiTIME 3)
- Hai bisogno di esportare direttamente verso il software paghe o lo studio del commercialista, senza passaggi manuali
- Occorrono approvazioni multiple, gerarchie definite o report personalizzati
- Gestisci più sedi e vuoi vederle separatamente nella dashboard
- Ti serve assistenza prioritaria invece del solo supporto community
I costi dei piani a pagamento partono in genere da 3–6 € al mese per dipendente, con sconti annuali. Per un'impresa con 15 dipendenti la spesa si attesta intorno ai 45–70 €/mese, ammortizzabile nel tempo risparmiato in amministrazione.
Prima di scegliere, verifica che il formato di esportazione generato dal software sia accettato dal tuo consulente del lavoro: alcuni sistemi producono file adatti alla maggior parte degli studi contabili, altri richiedono adattamenti manuali.
Tabella riepilogo scelte
| Situazione in azienda | Soluzione consigliata | Costo |
|---|---|---|
| Fino a 10 dipendenti, anche in mobilità | Jibble o Clockify | Gratis |
| Fino a 3 dipendenti, ufficio | actiTIME | Gratis |
| Fino a 10 dipendenti, integrazione paghe Italia | Factorial piano gratuito | Gratis |
| Oltre 10 dipendenti o più sedi | Factorial o Clockify piano a pagamento | Da ~3 €/dipendente/mese |
Domande frequenti
Un software gratuito è valido ai fini legali in Italia?
Sì, purché la timbratura non sia modificabile dopo la conferma e i dati siano conservati per il periodo previsto dalla legge. I sistemi citati registrano orario e data con precisione al secondo e non permettono alterazioni retroattive. Verifica sempre che la soluzione scelta rispetti il GDPR per il trattamento dei dati personali.
Che differenza c'è tra gestione presenze e gestione ferie?
La gestione presenze registra ingresso, uscita e ore lavorate ogni giorno; la gestione ferie traccia richieste, giorni approvati e saldo residuo. La maggior parte dei software integra entrambe le funzioni, ma alcuni strumenti specializzati offrono solo una delle due.
Posso passare da gratuito a pagamento senza perdere i dati?
Sì, tutti i software elencati mantengono la cronologia storica aggiornando il piano. L'operazione avviene in genere nel pannello amministrazione e non richiede riconfigurazioni da parte dei dipendenti.
E se non ho copertura internet in azienda?
Alcune app come Jibble supportano la timbratura offline: il dipendente registra comunque l'ingresso e l'uscita; i dati si sincronizzano automaticamente non appena torna la connessione. Verifica questa funzione prima di scegliere se la connettività è discontinua.
Se vuoi approfondire, leggi la nostra guida su software gestionali con piano gratuito.