Fatture preventivi gratis: 5 programmi senza Excel
Cinque programmi coprono fatture e preventivi senza Excel per una partita IVA: Paciolo (gestionale gratuito senza limiti), ProFattura (50 fatture/anno), Zoho Invoice (500 fatture/anno), SmartStudio Free (professionisti) e il portale Fatture e Corrispettivi dell’Agenzia delle Entrate. La scelta dipende dal volume di fatture e dalla necessità di preventivi digitali.
Aggiornato a ottobre 2026
La gestione di fatture preventivi gratis non è più un compromesso. Nel 2026 esistono strumenti che permettono a una partita IVA di emettere fatture elettroniche, creare preventivi e tenere traccia degli incassi senza pagare un canone e senza aprire Excel. La differenza tra un programma gratuito e un piano a pagamento non è più la presenza della fatturazione elettronica, ma il volume di documenti gestibili, la conservazione a norma e le automazioni. Le cinque soluzioni che seguono coprono esigenze diverse: dal freelancer che emette poche fatture all’anno al professionista che lavora su più progetti contemporaneamente.
Perché lasciare Excel per un programma dedicato
Excel è flessibile, ma non è progettato per la fatturazione elettronica. Un foglio di calcolo non genera file XML conformi al Sistema di Interscambio, non applica automaticamente il regime forfettario, non gestisce la conservazione a norma e non traccia lo stato di invio delle fatture. Un software fatturazione gratuito dedicato, anche nella versione base, elimina questi rischi e riduce il tempo speso in controlli manuali. La guida ai migliori software gestionali per PMI spiega come valutare un gestionale oltre la fatturazione, ma per chi vuole solo abbandonare Excel la priorità è diversa: conformità, preventivi e semplicità.
Un programma dedicato non è necessariamente più complicato di un foglio di calcolo. Le interfacce dei software moderni guidano la compilazione dei campi obbligatori, segnalano gli errori prima dell’invio e conservano lo storico dei documenti. Per una partita IVA in regime forfettario, il vantaggio principale è la possibilità di configurare una volta sola il regime fiscale e riutilizzarlo per ogni fattura. Excel richiede di ricontrollare ogni volta le formule e i codici.
La fatturazione elettronica via Sistema di Interscambio è obbligatoria per tutte le partite IVA, forfettari inclusi, dal 2024. Un programma che non genera XML conformi non è un’opzione praticabile, indipendentemente dal prezzo.
I cinque programmi gratuiti a confronto
I programmi selezionati hanno un piano gratuito reale, non una prova a tempo. Le schede che seguono riportano per ciascuno le stesse voci: modello, prezzo, limiti, cosa non è incluso e il tipo di utente per cui è pensato. Chi cerca funzioni di automazione più spinte, come la lettura automatica delle fatture di acquisto, può integrare queste basi con un software AI per fatturazione, ma per l’emissione e la gestione dei documenti i cinque strumenti bastano.
1. Paciolo: il gestionale gratuito senza limiti di documenti
Modello: Paciolo (Paciolo srl)
Prezzo: gratuito per le funzioni base, senza limiti di tempo o di documenti
Limiti: le funzioni avanzate (scadenziario, bacheca, drive intelligente) sono opzionali e possono richiedere un piano superiore
Non incluso: la conservazione a norma va verificata nel piano base; alcune automazioni contabili non sono disponibili
Ideale per: partite IVA individuali e microimprese che vogliono un gestionale completo senza canone
Paciolo è un gestionale in cloud che include fatture elettroniche, preventivi, proforma, note di credito, documenti di trasporto e ricezione di documenti elettronici. La versione gratuita non pone limiti al numero di fatture emesse, un vantaggio rispetto a quasi tutti i concorrenti. L’app per iPhone permette di gestire l’attività da mobile, anche in regime forfettario. Il punto da verificare è la conservazione a norma: se non è inclusa nel piano base, va attivata separatamente o tramite il portale dell’Agenzia delle Entrate.
2. ProFattura: preventivi illimitati e 50 fatture all’anno
Modello: ProFattura
Prezzo: piano gratuito con 50 fatture/anno, senza carta di credito
Limiti: 50 fatture elettroniche all’anno; i preventivi sono illimitati e includono la firma digitale FEA
Non incluso: oltre le 50 fatture serve un piano a pagamento; le funzioni di contabilità completa non sono previste
Ideale per: freelancer e partite IVA che emettono un numero contenuto di fatture ma lavorano molto di preventivi
ProFattura è progettato per il ciclo preventivo-fattura: si crea un preventivo, il cliente lo firma online con valore legale e in un clic diventa fattura elettronica inviata al Sistema di Interscambio. Supporta il regime forfettario, la ritenuta d’acconto e la conservazione sostitutiva decennale. Il limite di 50 fatture all’anno è sufficiente per molti professionisti, ma chi fattura ogni mese a più clienti lo supera rapidamente. In quel caso il piano a pagamento diventa necessario.
3. Zoho Invoice: 500 fatture all’anno e gestione del tempo
Modello: Zoho Invoice (Zoho Corporation)
Prezzo: gratuito per sempre, con limiti annuali
Limiti: fino a 500 fatture all’anno, 2 utenti e 3 progetti; il limite si resetta ogni anno
Non incluso: contabilità completa, gestione magazzino e alcune integrazioni avanzate
Ideale per: freelance e piccoli studi che fatturano a progetto e vogliono tracciare le ore
Zoho Invoice è un software di fatturazione completo che include preventivi, spese, registrazione delle ore e report. La versione gratuita è permanente e consente fino a 500 fatture all’anno, un tetto che per un singolo professionista è raramente un problema. Il limite di 2 utenti e 3 progetti lo rende adatto a un uso individuale o a un piccolo studio, non a un team più strutturato. La piattaforma è multilingue e gestisce fatture in valuta estera, un vantaggio per chi lavora con clienti esteri.
4. SmartStudio Free: per professionisti con clienti privati
Modello: SmartStudio Free (Migg)
Prezzo: gratuito per sempre, senza limiti temporali né sul numero di documenti cartacei
Limiti: non permette l’emissione di fatture verso la Pubblica Amministrazione e non gestisce le scadenze di pagamento
Non incluso: fatturazione PA, gestione scadenze, analisi dei dati di fatturato
Ideale per: liberi professionisti e studi professionali che lavorano solo con clienti privati
SmartStudio Free è un software storico per la gestione di studi professionali. Include preventivi, fatture proforma, fatture cartacee in PDF e fatture B2B in XML. La versione gratuita è pensata per chi non ha bisogno di fatturare alla Pubblica Amministrazione: questa è la limitazione principale, perché esclude una fetta importante di potenziali clienti. Per un professionista che lavora esclusivamente con privati e piccole aziende, il programma copre l’essenziale senza scadenze automatiche.
5. Portale Fatture e Corrispettivi: la fatturazione elettronica gratis dello Stato
Modello: Portale “Fatture e Corrispettivi” (Agenzia delle Entrate)
Prezzo: completamente gratuito
Limiti: gestisce solo fatture elettroniche; non include preventivi, gestione clienti o report
Non incluso: preventivi, proforma, note di credito automatiche, integrazione con sistemi di pagamento
Ideale per: chi emette poche fatture all’anno e vuole adempiere all’obbligo senza software aggiuntivi
Il portale Fatture e Corrispettivi è il servizio pubblico che permette di compilare, trasmettere e ricevere fatture elettroniche via Sistema di Interscambio. È la soluzione a costo zero più sicura dal punto di vista della conformità, perché è gestita direttamente dall’Agenzia delle Entrate. Non è un gestionale: non crea preventivi, non tiene una rubrica clienti evoluta e non automatizza i solleciti. Per una partita IVA che emette meno di una fattura al mese, tuttavia, è sufficiente e non richiede l’apprendimento di un’interfaccia commerciale.
Se usi un programma gratuito che non include la conservazione a norma, puoi comunque conservare le fatture tramite il servizio gratuito dell’Agenzia delle Entrate. Non è necessario pagare un’app solo per questo adempimento.
Tabella comparativa: limiti e funzioni
| Programma | Prezzo | Limite fatture | Preventivi | Conservazione a norma | Fatture PA |
|---|---|---|---|---|---|
| Paciolo | Gratuito | Illimitate (funzioni base) | Sì | Da verificare | Sì |
| ProFattura | Gratuito fino a 50/anno | 50/anno | Illimitati + firma FEA | Sì (decennale) | Sì |
| Zoho Invoice | Gratuito | 500/anno | Sì | Da verificare | Sì |
| SmartStudio Free | Gratuito | Illimitate (cartacee) | Sì | Non specificata | No |
| Portale AdE | Gratuito | Nessun limite esplicito | No | Sì (servizio pubblico) | Sì |
Quale scegliere in base al tipo di attività
La scelta dipende da tre variabili: volume di fatture, necessità di preventivi e tipo di clienti. Chi emette meno di 50 fatture all’anno e lavora molto di preventivi trova in ProFattura il compromesso migliore, grazie alla firma digitale inclusa. Chi supera le 50 fatture ma resta sotto le 500 può usare Zoho Invoice, che aggiunge la gestione del tempo e delle spese. Chi ha bisogno di un gestionale completo senza limiti di documenti sceglie Paciolo, verificando la conservazione a norma. Chi lavora solo con privati e non fattura alla PA può optare per SmartStudio Free. Infine, chi emette pochissime fatture e non vuole imparare un’interfaccia commerciale usa il portale dell’Agenzia delle Entrate. Per chi gestisce un team o ha bisogno di integrazioni con altri strumenti aziendali, gli strumenti SaaS per PMI senza reparto IT offrono una panoramica più ampia.
Un errore comune è scegliere il programma con il limite più alto senza considerare le funzioni accessorie. Per una partita IVA che lavora su progetti, la registrazione delle ore e la conversione dei preventivi in fatture valgono più di 100 fatture extra all’anno. Per un’attività che emette fatture ricorrenti, la fatturazione automatica è più utile di un limite illimitato ma senza automazioni. La domanda da porsi non è “quante fatture posso emettere”, ma “quali operazioni ripeto ogni mese e quali posso automatizzare”.
Gratis o a pagamento: quando conviene cambiare
I piani gratuiti hanno tre limiti ricorrenti: numero di fatture, utenti e funzioni di automazione. Quando il volume supera la soglia, il passaggio a un piano a pagamento costa in genere tra 5 e 15 € al mese. Fatture in Cloud parte da 8 €+IVA al mese, Fattura24 ha un piano base intorno ai 5 € al mese, Aruba Fatturazione Elettronica offre piani a partire da pochi euro. La domanda è se il tempo risparmiato con le automazioni giustifichi il costo. Un calcolatore risparmio AI per aziende può aiutare a stimare il valore delle ore recuperate, ma la valutazione va fatta sulle proprie attività specifiche.
Il piano gratuito non è “per sempre”. I fornitori possono modificare i limiti o introdurre nuove restrizioni. Prima di archiviare anni di fatture in un programma gratuito, verifica che sia possibile esportare tutti i dati in un formato aperto (XML o CSV). La portabilità è l’unica vera assicurazione contro un cambio di condizioni. Un programma che non permette l’esportazione completa non è una base sicura, anche se oggi è gratis.
Cosa controllare prima di scegliere
Tre aspetti contano più del prezzo. Il primo è la conservazione a norma: la legge impone di conservare digitalmente le fatture per 10 anni. Se il piano gratuito non include il servizio, va attivato separatamente, e il portale dell’Agenzia delle Entrate offre una soluzione gratuita. Il secondo è il supporto per il regime forfettario: il programma deve configurare correttamente il codice RF19 e la natura IVA N2.2, altrimenti le fatture vengono scartate dal Sistema di Interscambio. Il terzo è l’assistenza: un programma gratuito senza canale di supporto può diventare un problema nel momento in cui una fattura viene scartata e non sai perché.
Un aspetto spesso trascurato è la gestione dei preventivi. Alcuni programmi li trattano come documenti separati, altri permettono di convertirli in fattura con un clic. Se il flusso di lavoro abituale prevede preventivo → ordine → fattura, la conversione automatica fa risparmiare tempo e riduce gli errori di trascrizione. ProFattura e Zoho Invoice gestiscono questo passaggio; il portale dell’Agenzia delle Entrate no.
Un programma gratuito che non genera file XML conformi al Sistema di Interscambio non è utilizzabile per la fatturazione elettronica obbligatoria. Verifica sempre che il piano gratuito includa l’invio al SDI, non solo la creazione del PDF.
Domande frequenti
Posso usare un programma gratuito per la fatturazione elettronica obbligatoria?
Sì, il portale Fatture e Corrispettivi dell’Agenzia delle Entrate è gratuito e permette di compilare, trasmettere e conservare fatture elettroniche. Anche Paciolo, ProFattura e Zoho Invoice includono l’invio al Sistema di Interscambio nei rispettivi piani gratuiti, con limiti sul numero di documenti. La gratuità non compromette la validità fiscale: una fattura inviata tramite il portale pubblico ha lo stesso valore di una inviata da un software commerciale.
Quale programma gratuito è migliore per i preventivi?
ProFattura è il più orientato ai preventivi: offre preventivi illimitati con firma digitale FEA e conversione automatica in fattura. Zoho Invoice include preventivi con approvazione del cliente e conversione in progetti. Paciolo gestisce i preventivi ma non include la firma digitale. Il portale dell’Agenzia delle Entrate non gestisce preventivi: è solo per la fatturazione elettronica.
Cosa succede se supero il limite di fatture del piano gratuito?
Quando si supera il limite, il programma chiede di passare a un piano a pagamento per continuare a emettere fatture. I documenti già emessi restano accessibili, ma non è possibile crearne di nuovi oltre la soglia. Zoho Invoice resetta il limite annualmente, quindi l’anno successivo si riparte da zero. ProFattura e Fattura24 richiedono l’upgrade immediato. Prima di scegliere, valuta il tuo volume annuo e lascia un margine di sicurezza.
La conservazione a norma è inclusa nei piani gratuiti?
Non sempre. ProFattura dichiara la conservazione sostitutiva decennale inclusa. Paciolo e Zoho Invoice non specificano se il piano base la include: va verificato nelle condizioni del servizio. Il portale dell’Agenzia delle Entrate offre la conservazione a norma come servizio pubblico gratuito. Se il programma scelto non la include, puoi conservare le fatture tramite il portale pubblico senza costi aggiuntivi.
Posso esportare i dati se decido di cambiare programma?
La maggior parte dei software gratuiti permette di esportare fatture e anagrafiche in formato XML o CSV. Zoho Invoice e Paciolo offrono funzioni di esportazione; il portale dell’Agenzia delle Entrate permette di scaricare i file XML delle fatture trasmesse. Prima di adottare un programma, verifica nelle impostazioni o nella documentazione che l’esportazione sia disponibile e che includa tutti i dati necessari alla migrazione.
Chiusura
Abbandonare Excel per un programma dedicato non richiede un budget. Le cinque soluzioni gratuite coprono fatture elettroniche, preventivi e gestione di base dei clienti, con limiti che per molte partite IVA non sono un ostacolo. La scelta più sicura per la conformità è il portale dell’Agenzia delle Entrate; la più completa senza canone è Paciolo; la più orientata ai preventivi è ProFattura. Prima di decidere, verifica la conservazione a norma e la possibilità di esportare i dati: sono i due aspetti che fanno la differenza quando il volume di lavoro cresce.
Se vuoi approfondire, leggi la nostra guida alle migliori soluzioni cloud gratuite per PMI, utile per completare la gestione digitale senza aggiungere costi fissi.